Schwierige Gespräche am Arbeitsplatz sind häufig Anlass für eine Coaching Anfrage bei mir. Meist geht es um Probleme mit einem Geschäftspartner, Kollegen oder dem Chef, um Kritik oder brisante Themen.

Manche möchten von sich aus ein Gespräch führen, wissen aber nicht, wie sie es anfangen sollen. Andere haben eine „Einladung“ für ein klärendes Gespräch bekommen, und fragen sich, was da auf sie zukommen kann.

Ich höre dann meist, dass das Gespräch viel Kopfzerbrechen macht. Die Betroffenen haben oft bereits im Freundeskreis oder in der Familie Rat gesucht und versucht, sich mithilfe von Büchern oder YouTube Videos zu informieren. Den Stress hat es ihnen jedoch nicht ausreichend nehmen können.

Es gibt viele gute Leitfäden, Tools und Tipps für schwierige Gespräche. Manchmal aber reichen sie nicht, weil die Ängste und Sorgen, die mit der Situation verbunden sind, zu sehr gefangen nehmen.

Fall es dir gerade so ähnlich geht:

In diesem Beitrag stelle ich eine etwas tiefergehende Methode vor, die dir nicht nur hilft, dich noch besser vorzubereiten, sondern vor allem auch unterstützt, den emotionalen Stress vor solchen Gesprächen abzubauen.

Dafür schauen wir zunächst auf das, was schwierige Gespräche schwierig macht, und warum sie dich nicht nur emotional beanspruchen. Dann stelle ich dir die Methode des expressiven Schreibens vor, die deine Anspannung mildern und dir zu mehr Gelassenheit und Klarheit verhelfen kann.

Je weniger inneren Stress du hast, desto leichter fällt es dir, durch schwierige Gespräche gut hindurch zu navigieren.

Schwierige Gespräche – Warum wir sie scheuen

Schwierige Gespräche sind Gespräche, in denen wir uns auf unsicherem Gelände befinden. Wir wissen instinktiv, dass es kein Gespräch wird, indem man sich entspannt zurücklehnen und die Dinge laufen lassen kann.

Vielleicht gibt es unterschiedliche Positionen, die sich diametral gegenüberzustehen scheinen. Wir wünschen uns eine einvernehmliche Lösung und ahnen doch, dass das vielleicht nicht so einfach wird.

Vielleicht gibt es brisante und unangenehme Themen und wir wissen nicht, wie wir sie ansprechen sollen. Vielleicht beschäftigen Befürchtungen in Bezug auf mögliche Konsequenzen. Manchmal müssen wir kritische Dinge sagen oder unser Gegenüber konfrontieren, manchmal befürchten wir, dass wir selbst Kritik zu hören bekommen.

Schnell passieren Missverständnisse und Irritationen, kann ein normaler Schritt zu einem „Fehltritt“ werden und weitreichende Konsequenzen haben. Ein guter Ausgang ist nicht garantiert. Es kann auch passieren, dass wir erst einmal keinen Millimeter weiterkommen oder es sogar noch schlimmer wird.

Schwierige Gespräche – immer emotional.

Schwierige Gespräche lassen uns nicht kalt. Sie sind oft wie ein Gang auf unsicherem Gelände mit potentiellen Tretminen. Die Situation ist schwer kalkulierbar, fühlt sich unsicher und wacklig an.

Wir können unter Druck geraten, uns nicht richtig verstanden fühlen. Es kann passieren, dass wir das Gefühl haben, nicht respektiert zu werden, an der Wand zu stehen, ohnmächtig zu sein.

Umgekehrt kann auch passieren, dass wir genervt und verärgert sind, weil wir die Haltung des anderen verurteilen, nicht verstehen oder unmöglich finden.

Letztlich beinhalten schwierige Gespräche für uns immer das Risiko, dass die Beziehung oder die gemeinsame Zukunft auf dem Spiel steht.

Aber es gibt noch einen weiteren Grund.

Schwierige Gespräche – immer komplex. 

Schwierige Gespräche sind vielschichtig und voller Informationen: Fakten und Beziehungsthemen, Bedürfnisse und Erwartungen, Persönliches und Situatives, Gefühle und Bewertungen, Inhalte und Körpersprache, Vergangenes, Gegenwärtiges und Zukünftiges. Weil es gar nicht anders geht, mischt sich alles und ist unstrukturiert und gleichzeitig.

Das Tempo ist oft beschleunigt. Jeder will seine Sichtweisen und Argumente vorbringen. Es gilt sich zu konzentrieren, vieles parallel wahrzunehmen, den gerade wichtigsten Punkt herauszugreifen ohne die anderen Punkte links liegen zu lassen oder zu vergessen. 

Es geht darum, die eigene Sache zu vertreten, ohne den anderen platt zu machen, offen zu bleiben für neue Aspekte und lose Gesprächsfäden im Auge zu behalten.

Kurz gesagt: Inneres Multitasking in Hochform …

Schwierige Gespräche erschöpfen unser Arbeitsgedächtnis

All diese verschiedenen Aktivitäten fordern nicht nur unsere emotionalen Fähigkeiten, sondern auch unser Arbeitsgedächtnis, früher Kurzzeitgedächtnis genannt. Es sitzt im Wesentlichen im präfrontalen Kortex und befähigt uns, mehrere aufeinanderfolgende Dinge zu integrieren.

Dadurch sind wir in der Lage, Informationen zu verbinden und gleichzeitig Handlungen durchführen, zum Beispiel wenn wir kochen, telefonieren und mit einem Auge auf das Kind aufpassen. Oder wenn wir neue komplexe Dinge lernen, wie zum Beispiel das Autofahren.

Fahrstunde

Das theoretische Wissen ist da.
Jetzt alles integrieren und in eine sinnvolle Abfolge bringen,
gleichzeitig.

Rückspiegel,
Außenspiegel,
Blinker,
kuppeln.

kommen lassen. 
Abwürgen.
Noch mal. 

Geschafft.
Gott sei Dank.

Straße beobachten,
Verkehrszeichen erkennen
links abbiegen,
Fahrzeuge von allen Seiten.

Einparken. 
Verkeilen zwischen Fahrzeugen. 
Andere warten. 
Fahrlehrer genervt. 

Schwitzen. 
Stress.
Stopptaste.
Nichts geht mehr. 

Für alle komplexen Denk- und Lernvorgänge wie zum Beispiel das Steuern eines Fahrzeugs, das Erlernen eines Musikinstrumenten oder das Trainieren sportlicher Fähigkeiten brauchen wir unser Arbeitsgedächtnis.

Dieses befähigt uns viele Informationen aufzunehmen, zu verarbeiten und zu verbinden. Aber es ist auch limitiert: Mehr als 7 ± 2 Elemente auf einmal können wir nicht abspeichern. 

Bei sehr vielschichtigen Informationen, zusätzlichen Sorgen und Gefühlsstress kann sich seine Kapazität kurzfristig so erschöpfen, dass wir uns nur noch blockiert oder verwirrt fühlen, und erst einmal wieder sammeln und beruhigen müssen.

Was heißt das nun für schwierige Gespräche?

Schwierige Gespräche fordern uns sehr ähnlich: Wir müssen die Aufmerksamkeit auf vielen Punkten halten, innen und außen und gleichzeitig präsent, wach und aufnahmefähig sein.

Wir müssen Fakten und Bedeutungen balancieren, durch alle Gesprächsfäden und – Ebenen hindurch steuern, und haben zusätzlich vielleicht noch emotionalen Stress.

Wie in Lernprozessen und allen neuen Situationen brauchen wir auch in schwierigen Gesprächen ein gut funktionierendes Arbeitsgedächtnis, um all das parallel zu leisten.

Gleichzeitig ist es auch ein bisschen vertrackt, weil in einer komplexen und aufgeladenen Situation, wie ein schwieriges Gespräche es sein kann, genau dieses Arbeitsgedächtnis schnell aufgebraucht ist!

Aus genau diesen Gründen empfehle ich unbedingt das Gespräch zu unterbrechen, wenn man sich verhakt hat. Nach einer Pause können sich alle wieder besser aufeinander beziehen.

Aber das ist nicht das einzige.

Es gibt noch etwas, das ich dir sehr empfehlen möchte, um ein schwieriges Gespräche zu erleichtern: die Methode des expressiven Schreibens.

Sie hilft dabei, den emotionalen Stress, den schwierige Gespräche mit sich bringen, zu mildern. Dadurch steht uns mehr kognitive Kapazität zur Verfügung, für das, was wirklich gesagt werden muss.

Mit Expressivem Schreiben das Arbeitsgedächtnis entlasten

Das expressive Schreiben ist eine Art therapeutisches Schreiben, das in vielen Krisen und schwierigen Situationen weiterhelfen kann. Es ist ein Schreiben über die eigenen Gefühle und Gedanken zu bestimmten Themen und für eine bestimmte Zeit. 

Die Methode geht zurück auf den Psychologieprofessor James Pennebaker. Er stellte schon in den 1980er Jahren fest, dass freies Schreiben sehr vorteilhaft ist für das Immunsystem und sich bei chronischen Krankheiten positiv auf Symptome, Schmerzen und sogar die Wundheilung auswirkt. Es hilft Stress und Ängste zu abzubauen und verbessert das Arbeitsgedächtnis.

Die Wirkung wird so erklärt, dass es immer heilsam und befreiend ist, seine Sorgen, Gedanken und Gefühle auszudrücken, auch wenn es schriftlich passiert. Sich ausdrücken heißt, den „Druck vom Kessel“ zu nehmen. Wenn wir diesen Druck ständig unten halten, kostet uns das sehr viel Energie, die uns dann an andere Stellen fehlt.

Zusätzlich schafft emotionales Schreiben auch die Möglichkeit, die Situation noch einmal gründlich zu durchdenken und vermittelt oft überraschende Einsichten.

Wie du das expressive Schreiben nutzen kannst vor einem schwierigen Gespräch.

• Du musst mit deinem Geschäftspartner eine schwierige Verhandlung führen?
• Du willst einen Kollegen oder Mitarbeitenden mit einem kritischen Thema konfrontieren?
• Ein unangenehmes Gespräch macht der schon länger Bauchschmerzen?

Dann probiere diese Methode aus.

So geht es

1. Der positive Effekt auf das Gespräch selbst ist dann am höchsten, wenn du dich kurz vor dem Gespräch für 10-15 Minuten zum Schreiben hinsetzt. 

3. Stelle dir einen Timer, damit du zwischendurch nicht auf die Zeit achten musst.

4. Schreibe möglichst auf Papier und per Hand. Man geht davon aus, dass es wirkungsvoller ist als das Schreiben mit der Tastatur.

4. Schreib einfach kontinuierlich und ohne große Unterbrechungen. Deine Gedanken sollen so frei und ungefiltert auf das Papier „fliegen“ wie nur möglich.

5. Beschäftige dich mit diesen beiden Fragen in Bezug auf das anstehende Gespräch:

– Was ist die Situation?
– Was sind meine Gedanken und Gefühle dazu?

6. Drücke dich so frei, lebendig und emotional aus wie möglich. Rechtschreibung, Grammatik oder Schönschrift bleiben außen vor. Je mehr von deinem Inneren auf das Blatt kommt, desto besser.

7. Du musst das Geschriebene nicht aufbewahren oder gar in das Gespräch mitnehmen (Es sei denn es gäbe einen wichtigen Punkt, den du unbedingt ansprechen möchtest.). Der Nutzen des Schreibens liegt darin, dein Arbeitsgedächtnis zu entlasten.

Das expressive Schreiben erinnert uns an die Tragödien im Theater und an tragische Filme. Zunächst sind wir ergriffen und traurig, aber auch ein wenig leiser, und langfristig sehen wir das Leben frisch und mit neuem Elan.

– Klaus Vopel

Ein paar persönliche Worte

Mir hat das Expressive Schreiben schon oft geholfen im Leben, nicht nur bei schwierigen Gesprächen. Ich hole es immer mal wieder hervor, wenn es im Leben eng oder schwierig wird, alles sehr belastend ist und die Dinge sich nicht so einfach lösen lassen.

Ich muss zugeben: Obwohl ich wirklich gute Erfahrungen damit gemacht habe, muss ich mich am Anfang immer wieder ein bisschen überwinden. Das gehört wohl auch dazu. Aber dann erstaunt es mich jedes Mal wieder, wie meine Gefühle und Gedanken sich während des Schreibens verändern, mein Innenleben beruhigt und mein Kopf wieder klar und frei wird.

Bei größeren Krisen oder Schwierigkeiten empfiehlt es sich übrigens, an mindestens 3-4 Tagen in Folge für 20 Minuten zu schreiben.

Wichtig ist der Prozess des Schreibens selbst, nicht am Ende einen schönen schlüssigen Text in Händen zu haben.

Probiere es aus und schreib mir gern von deinen Erfahrungen!

Herzlichst

Du möchtest wissen, welcher Konfliktlösungstyp du bist?

Weiterlesen:

1. https://kerstin-pletzer.de/erfolgreiches_konfliktgespraech_fuer_fuehrungskraefte/
2. https://kerstin-pletzer.de/konfliktgespraech_fuehren/
3. https://kerstin-pletzer.de/umgang-mit-aerger-und-wut/

Bildnachweis:

Titel: sixteen-miles-out-SwiYNN28mug-unsplash

Schreibende Frau: @ 79575594_xl-2015 ▪︎ depositphotos.com