Ein klärendes Gespräch mit Kollegen? Das solltest du unbedingt beachten

Dein Kollege verhält sich komisch, seitdem du eine neue Aufgabe bekommen hast? Im Meeting hat dich jemand angegriffen, vor anderen? Dein Geschäftspartner hat Verträge geschlossen, ohne sich mit dir abzustimmen? Ein klärendes Gespräch, möglichst zeitnah und unter vier Augen ist ein bewährtes Mittel, die Sache wieder aus der Welt zu schaffen.

Es gibt viele Ratgeber, die dir helfen, dich gut vorzubereiten. Hilfreiche Tipps und einen Leitfaden zur Gesprächsführung findest du auch hier und hier.

Im Job sind die Themen aber komplex. Nicht jedes Mal führt ein Gespräch zu einem schnellen Erfolg. Manchmal dreht sich ein klärendes Gespräch im Kreis. Manchmal müssen andere Beteiligte einbezogen werden. Und bestimmte Kommunikationswege können es noch schlimmer machen.

Daher möchte ich dir hier gerne einige Tipps geben, die du rund um klärende Gespräch am Arbeitsplatz unbedingt wissen solltest.

Wenn dich ein Aspekt besonders interessiert: Hier kannst du gezielt dorthin springen.

Tipp 1: In-Kontakt-Bleiben kann bedeutsamer sein als das Gespräch selbst

Du hast dich endlich überwunden und mit deinem Kollegen ein klärendes Gespräch geführt. Ihr habt eure Positionen dargelegt. Inhaltlich seid ihr aber so weit entfernt wie zuvor. Jetzt bist du enttäuscht und entmutigt, weil du das Gefühl hast, es hat überhaupt nichts gebracht.

Das ist sehr verständlich. Du hast dich engagiert und aktive Schritte zur Lösung getan. Da wäre es nur zu gerecht, dass das Problem aus der Welt ist und dich nicht mehr weiter behelligt.

Es wäre aber verfrüht daraus abzuleiten, dass deine Bemühungen vergebens sind. Diese Gedanken fördern eher Resignation und einen inneren Ausstieg aus der Beziehung.

Damit vergibst du dir eine wichtige Chance!

Tatsächlich ist es manchmal bei Konflikten gar nicht das Gespräch als solches, das hilft, sondern das In-Verbindung-Bleiben, mit allen Diskrepanzen, schwierigen Gefühle und Ungelöstheiten.

Das bedeutet nicht, dass du von deiner Position abrücken, dich unterordnen, oder klein beigeben sollst. Es bedeutet stattdessen, die Differenz zu akzeptieren, bewusst die Verbindung offenzuhalten und Möglichkeiten für Kontakt im Alltagsgeschäft zu nutzen. Tatsächlich reicht es manchmal schon, Zeit miteinander zu verbringen, dass etwas in den Positionen in Bewegung kommt.

Das funktioniert allerdings nur, wenn im Vorfeld nicht zu viele Verletzungen passiert sind.

Was du tun kannst:

Sprich mit dem anderen, aber hänge die Erwartungen nicht zu hoch. Versuche, es als Chance und nicht als Stress zu sehen, wenn du dem anderen im Alltag begegnest. Regelmäßigkeit und Nähe schaffen Beziehung. Und Beziehung ist die wichtigste Grundlage für eine inhaltliche Auseinandersetzung.

Nimm Gelegenheiten wahr im Arbeitsalltag. Beziehe den anderen in Themen ein, wo er etwas zu sagen hat oder etwas tun kann. Bitte um eine Information. Verbringe eine Mittagspause mit ihm.

Tipp 2: Kläre Spannungen niemals auf digitalen Kanälen

In den letzten Jahren hat die digitale Kommunikation immer mehr Einzug gehalten in die Unternehmen. Sie macht den Arbeitsalltag in vieler Hinsicht effektiver. Bei Spannungen kann sie allerdings auch sehr zur Eskalation beitragen.

Ein harmlos erscheinender Satz: „Die Dokumentation stimmt nicht. Könntest du bitte beim nächsten Mal …“ in einer E-Mail kann für viel Ärger auf der anderen Seite sorgen, insbesondere, wenn es schon länger nicht richtig stimmt zwischen beiden.

Natürlich ist es verführerisch, seinen Ärger schnell in die Tastatur zu hauen.

Aber losschicken solltest du es nie!

Du weißt nicht, wie es auf der anderen Seite ankommt. Du kannst es weder erläutern noch erklären.

Das unbedachte Verschicken eines E-Mail-Verlaufes mit vertraulichen Inhalten in CC kann einen Konflikt-Tsunami auslösen, mit Vertrauensverlusten und Kränkungen auf vielen Ebenen. Das wieder zurückzudrehen ist oft sehr schwer und langwierig.

Manche Menschen können es nicht lassen, ihre vermeintlich sachliche Analyse der Situation und der Probleme per E-Mail Verteiler in die Welt zu schicken. Ihre Absicht ist es meist, etwas zu klären. Letztlich führt es aber nur dazu, dass sich alle Adressaten aufgerufen fühlen, dazu Stellung nehmen aus ihrer Sicht. Eine Lawine von Missverständnissen, Schuldvorwürfen und Verletzungen kommt in Gang. Mit jeder Nachricht wird es schlimmer.

Was du tun kannst:

Suche immer den direkten Weg und das direkte Gespräch. Wenn das nicht möglich ist, greife zum Telefon.

Nutze E-Mail und Chat Nachrichtensysteme nur und ausschließlich für sachliche kurze Informationen.

Wenn du die digitale Kommunikation mit jemandem, mit dem du gerade Differenzen hast, nicht vermeiden kannst, lege extra Wert auf Höflichkeit und Sachlichkeit. Vermeide unbedingt jegliche Ironie oder Anspielung.

Tipp 3: Kenne deine Körpersprache

Da ist die neue Kollegin, eigentlich ist sie ganz in Ordnung. Sicher, sie könnte etwas sorgfältiger arbeiten, hier und da noch kleine Fehler …. Du möchtest das mit ihr besprechen. Sie aber schaut dich geradezu ängstlich an. Warum eigentlich? Du tust doch alles, um die Situation freundlich und konstruktiv zu gestalten ….

Genau da liegt der Hase im Pfeffer.

Du bist dir deiner Worte und deiner grundsätzlichen Absicht bewusst. Weißt du aber auch, wie du dabei blickst, wie du sprichst, dich bewegst, was deine Arme, Beine und Hände tun?

Ist dir bewusst, wie du währenddessen denkst und fühlst? Und wie sich das in deiner Körpersprache äußert?

Kritik und Auseinandersetzungen stressen Menschen subtil, auf beiden Seiten. Reflexartig schalten sie auf innere Notprogramme. Die Wahrnehmung liegt noch viel mehr auf den Körpersignalen als sonst.

Wenn du dich über die Kollegin untergründig ärgerst, spiegelt sich das in deiner Körpersprache wider, auch wenn du nach außen versuchst freundlich und entgegenkommend zu sein. Der Widerspruch wirkt auf andere Menschen irritierend und aktiviert gleichzeitig ihr inneres Alarmsystem.

Ein klärendes Gespräch gelingt nur in einer einigermaßen entspannten Atmosphäre. Du kannst dazu beitragen, indem du eindeutig bist. Deine Körpersprache sollte deine Worte unterstreichen, nicht ihnen widersprechen.

Was du tun kannst:

1. 1. Kläre deine Gedanken und Gefühle vor deinem Gespräch, vor allem wenn du weißt, dass es Kritik oder Auseinandersetzung geben kann.

1. 2. Überlege, ob Deine nonverbalen Körpersignale mit deinen verbalen Äußerungen zusammenpassen

1. 3. Wenn du bei dir oder beim anderen Zeichen wahrnimmst, dass viel Ärger, oder Angst da ist, während ihr noch weiter versucht, das Ganze inhaltlich zu lösen, schlage eine Pause oder Unterbrechung vor. Wichtig dabei: dem anderen signalisieren, dass du nicht ausweichen möchtest, sondern lediglich gewährleisten möchtest, dass ihr zu einem guten Ergebnis kommt.
2. 4. Eine andere Möglichkeit ist, genau das Gefühl auszudrücken: „Ich merke, dass es mich ärgert, wenn …“ Dann ist die Stressenergie kanalisiert und an die richtige Adresse gerichtet. Und du bist eindeutig für dein gegenüber.

 

Tipp 4: Vermeide Negativ–Spiralen

Nehmen wir an, du, A, willst etwas von einer deiner Kollegin B und versuchst ihr das nahezubringen. Leider scheint sie nicht interessiert. Sie weicht aus, und es passiert nichts. Du ärgerst dich, probierst es weiter, suchst immer wieder das Gespräch.

Deine Kollegin B wiederum hat das Gefühl, dass du ständig an ihr etwas auszusetzen hast. Das nervt sie, und sie zieht sich zurück. Das bestätigt wiederum deine Einschätzung, dass sowieso nichts passiert, wenn du dich nicht kümmerst, und hakst weiter nach. Deine Kollegin fühlt sich noch mehr angegangen und damit berechtigt, sich vor dir schützen zu müssen. Also zieht sie sich noch mehr zurück …

Das ist ein klassischer kommunikativer Teufelskreis, (nach Friedemann Schulz von Thun) eine Spirale, in der eins das andere anstößt und sich immer weiter nach unten dreht.

Sie hat keinen Anfang und kein Ende. Jede Partei hat das Gefühl, das problematische Verhalten geht vom anderen aus und sieht das eigene Verhalten als legitime Reaktion darauf. Tatsächlich aber sind beide daran beteiligt, dass sich der zerstörerische Kreislauf fortsetzt, und beide können ihn beenden.

Auswege daraus sind Metakommunikation oder lösungsorientierte Fragen.

Was du tun kannst:

Hör auf, dich an den Fehlern des anderen abzuarbeiten. Suche nicht nach Ursachen und Schuldigen. Versuche selbst, in deiner Position, aus dem zirkulären Prozess auszusteigen.

Frage dich:

• • Wie komme ich mit der Situation zurecht?

• • Was sagt es über mich, dass mich der andere so aufregt?

• • Welcher empfindliche Punkt ist bei mir berührt?

• • Wie kann ich genau an dieser Stelle selbstbewusst und gelassen werden?

• • Welche Gefühle und Bedürfnisse könnten hinter dem Verhalten des anderen stecken?

Versuche es mit Metakommunikation. Ein hilfreicher Satz wäre zum Beispiel: „Ich wäre gern besser mit dir in Kontakt, habe aber das Gefühl, immer wenn ich es probiere, ziehst du dich zurück. Ich weiß nicht, ob ich da richtig liege, aber ich würde gern mit dir darüber reden. Es interessiert mich, wie du darüber denkst.“

Auch eine lösungsorientierte Frage kann weiterführen. „Was denkst du, müsste sein, damit der Kontakt zwischen uns besser wird?“

Ganz wichtig: Lass deinem Gegenüber Zeit zu antworten. Mach eine Pause und sage einfach erst einmal nichts. Höre unvoreingenommen zu und lass es auf dich wirken. Du kannst auch erst einmal wiederholen, was du vom anderen verstanden hast, bevor du selbst deine Gedanken einbringst.

Tipp 5: Halte dich zurück mit Klatsch und Tratsch

Deine Kollegin hat, wie so oft, die ganze Arbeit liegen lassen, und ist jetzt erst mal ein paar Tage weg. Du könntest gerade mal platzen … da ist es doch naheliegend, mal schnell rüber ins Nachbarbüro zu gehen und dem Ärger Luft zu machen. Rein zufällig kommt noch jemand aus der anderen Abteilung, und unversehens lästert ihr im netten Einvernehmen über die unmögliche Person.

„Hintenrum-Gespräche“ gibt es überall. Das ist menschlich und fördert bis zu einem gewissen Grad auch die Beziehungen am Arbeitsplatz. Man versteht sich nie besser, als wenn man einen gemeinsamen Feind hat …

Wenn es allerdings nur noch „Hintenrum-Gespräche“ gibt und ausschließlich übereinander statt miteinander gesprochen wird, kann das schnell umschlagen in eine destruktive Teamdynamik.

Bei Spannungen hinter dem Rücken des Beteiligten über ihn zu reden, heißt Öl aufs Feuer zu gießen. Es schürt die Stimmung, ist verletzend und verhindert nicht zuletzt auch jegliche Lösung.

Was du tun kannst:

• • Sprich nicht hinter dem Rücken des Kollegen mit Dritten über das Problem, auch nicht mit Vorgesetzten.

• • Frage dich, wie du es gerne hättest, wenn ein Kollege ein Problem mit dir hat. Sicher würdest du dir auch wünschen, dass er ein direktes, klärendes Gespräch mit dir sucht.

• • Versuche, mit ihm eine Lösung zu finden, an die ihr euch beide halten könnt.

• • Wenn andere dich zu Klatsch und Tratsch „einladen“, gehe möglichst nicht darauf ein.

• • Sei aber auch versöhnlich mit dir, wenn es einmal passiert. Wichtig ist, dass dir bewusst ist, dass Tratsch zu einem vergifteten Teamklima beitragen kann, unter dem am Ende alle leiden.

Tipp 6: Vorsicht bei toxischen Kollegen

Dein Kollege spielt ein falsches Spiel. Er kann sehr charmant sein, wenn er will, und weiß, wichtige Leute für sich einzunehmen. Er schafft es immer wieder zu glänzen, während andere die Arbeit machen. Wenn etwas nicht klappt – immer sind die anderen schuld. Verwirrender Weise kann er sehr empathisch sein, aber nur, um dir das Wort im Munde zu verdrehen, bis du nicht mehr weißt, was du sagen wolltest. Aus unerfindlichen Gründen hat er viel Macht im Team. Wenn du mit ihm zu tun hast, fühlst du dich seltsam erschöpft. Auseinandersetzungen sind fruchtlos und führen zu nichts anderem, als dass du dich am Ende selbst komplett infrage stellst.

Auch wenn ich normalerweise immer für ein klärendes Gespräch plädiere: In diesem Fall rate ich davon ab. Die Möglichkeit etwas zu klären, setzt voraus, dass bei aller Differenz und Auseinandersetzung ein Mindestmaß an Offenheit möglich ist und Vertrauen darin, dass mit fairen Mitteln gesprochen werden kann. Menschen mit toxischen Verhaltensweisen verfügen häufig über narzisstische Persönlichkeitszüge, welchen du mit kommunikativen Mitteln nicht begegnen kannst.

Was du tun kannst

Gehe dem anderen, so weit es möglich ist, aus dem Weg. Verzichte auf ein klärendes Gespräch und begegne ihm eher auf einer pragmatischen Handlungsebene. Wenn ein Gespräch notwendig ist, mache dir vorher bewusst, dass es sich um eine solche Persönlichkeit handelt und baue eine innere Schutzmauer auf. Wenn es dir zu viel wird, bitte um eine Toiletten – oder Kaffeepause, und bring dich erst mal wieder ins Gleichgewicht. Genauso kannst du auch veranlassen, dass das Gespräch unterbrochen und vertagt wird.

Toxische Kollegen neigen zu ständigen Dramen. Lass die dich nicht in diese verwickeln. Das gehört alles mit zum Spiel. Wenn dein Gegenüber merkt, dass die toxischen Verhaltensweisen an die abprallen und nicht mehr verfangen, kann das schon Wunder wirken.

Falls alles nicht hilft, gehe zu Tipp 7.

Tipp 7: Schalte deinen Vorgesetzten oder eine Vertrauensperson mit ein

Auch wenn es im Widerspruch zu den vorherigen Tipps zu stehen scheint – es gibt Situationen, in denen es notwendig ist, den Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder den Betriebsrat hinzuzuziehen.

Das kann der Fall sein, wenn ihr beide allein einfach keine Lösung findet. Oft ist es einfach hilfreich, einen neutralen Dritten dazu zu holen, der, wenn man sich zu sehr verhakt hat, das Gespräch moderieren kann.

Bei anderen Themen braucht es mehr als Kommunikation: Oft entstehen Probleme auf der zwischenmenschlichen Ebene, wenn Aufgabenfelder nicht voneinander abgegrenzt, Ressourcen schlecht verteilt oder die Rollen nicht klar sind. Das können nur Vorgesetzte ändern, und dafür müssen Sie überhaupt erst einmal davon erfahren.

Sehr brisant ist es, wenn es sich um den Verdacht von Alkoholkonsum während der Arbeit handelt, Fälle von sexueller Belästigung, oder bösartigen verbalen Übergriffen, Ausgrenzung und Mobbing. Auch die Problematik toxischer Kollege gehört dazu.

Das ist alles nicht mit Gesprächen lösbar und berührt arbeitsrechtliche Themen. Es fällt daher in den Zuständigkeitsbereich der Leitung.

Was du tun kannst:

Wenn du alleine nicht weiterkommst oder es sich um ein sehr brisantes Thema handelt, beziehe deinen Chef, deine Chefin, eine Person aus der Geschäftsführung oder den Personal- oder Betriebsrat mit ein. Wichtig ist, dass du der Person vertrauen kannst. Kläre dich vorher selbst, damit du auch vermitteln kannst, warum die Situation mit deinen eigenen Bordmitteln nicht gelöst bekommst.

Du brauchst Hilfe dabei, genau das für dich zu klären? Dann ist vielleicht eine Einzelstunde, die S.O.S.-Session genau das richtige für dich. Schau gern einmal rein.

Viel Erfolg und gutes Gelingen!

Herzlichst

Weiterlesen

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Titel: persönliches Material

Teufelskreis: persönliches Material